Первинні документи на підприємстві, дії у разі їх втрати (знищення)

Галина Морозовська (експерт з питань бухгалтерського обліку та оподаткування) розповість про вимоги до первинних документів на підприємстві та про процедуру дій у разі їх втрати (знищення), у тому числі через воєнні дії.

Юлія Щербина (керівник проектів FlyDoc, компанія "СОФТКОМ") розкаже про FlyDoc – сучасний та зручний сервіс для організації документообігу на підприємстві.

Організатор: Всеукраїнська Спілка Автоматизаторів Бізнесу

В ПРОГРАМІ ОНЛАЙН-СЕМІНАРУ "ЛЕКТОРІЙ":

• Вимоги до первинних документів, у т. ч. електронних
  • Що є первинним документом. Рахунок-фактура, договір, ВМД, бухгалтерська довідка, наказ по підприємству – первинні документи?
  • Вимоги до складання первинних документів. Чи можна заповнювати у змішаний спосіб.
    Особливості для електронних первинних документів. Чи є електронний документ – оригіналом. Чи треба роздруковувати електронні первинні документи. Чи обов’язково в договорі з контрагентом прописувати можливість використовувати електронні документи, чи можна по замовчуванню? Чи можна внутрішні первинні документи вести в електронному вигляді і що для цього потрібно?
  • Хто може складати та підписувати первинні документи. Чи треба затверджувати перелік таких осіб? Чи може особа підписувати первинні документи будучи у відпустці, відрядженні? Чи можна використовувати символ «ꞌ» в ситуації, коли документ підписує особа, яка заміняє відповідальну?
  • Форма первинних документів. Чи обов’язково використовувати типові форми? Якими формами користуватися після відміти типових форм для документування операцій з основними засобами, МШП та запасами? Як правильно затвердити власно розроблені форми первинних документів?
  • Обов’язкові реквізити:
    • назва документа (форми)
    • дата складання. Чи можна оформляти на будь-яку дату? Якщо оформити початком операції чи через тиждень-два по завершенню – це буде порушенням? Якщо акт підписано контрагентом іншою датою, – що вважати датою оформлення? Яка дата складання/оформлення електронного документа?
    • назва підприємства
    • зміст та обсяг господарської операції. Чи можна при наданні послуг обійтись загальними фразами, чи треба розшифровувати? Рекомендації суддів та позиція Мінфіну. Чи можна вказувати спецкоди (партномер) товарів, а не їхні назви?
    • одиниця виміру. Чи у всіх документах треба вказувати вартісний вираз чи можна обмежитися лише натуральним? Треба в подорожніх листах зазначати використання не лише в літрах, а й у грн? Чи можна лише в акті на списання ПММ вказати вартість, а в подорожніх листах лише в літрах?
    • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення
    • особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу. Чи можна використовувати факсиміле? Чи треба писати власне ім’я та прізвище? Якщо вказано ініціали і прізвище – це порушення?
  • Печатка – обов’язковий реквізит?
  • Які помилки в реквізитах не є значними (коли первинка з помилками не втрачає свого статусу). Що каже суд. Немає прізвища особи, що брала участь у господарській операції – чи буде документ первинним?
  • Зміни у правила організації діловодства на підприємстві під час воєнного стану
• FlyDoc – сучасний та зручний спосіб організації документообігу на підприємстві, що гарантує збереження документів
• Втрата первинних документів, у т. ч. через воєнні дії: загальна та спеціальна процедура дій
  • Строк зберігання первинних документів. Відповідальність за незбереження первинних документів
  • Первинні документи не надійшли від контрагента – варіанти дій. Як на основі внутрішньої первинки відобразити господарську операції. Зразки. Чи може контрагент посилаючись на Закон № 2115 надати первинні документи через 3 місяці після завершення воєнного стану?
  • Втрачені (знищені) первинні документи – загальна процедура дій. Строки повідомлення ДПС та відновлення
  • Втрата первинних документів через бойові дії/неможливість вивезення з окупованих територій – спеціальні правила повідомлення. Зразок заяви. Звільнення/мораторій, які дає таке повідомлення. Кого стосуються спецправила?
  • Чи є відсутність, втрата (знищення) первинних документів підставою для неможливості виконати свої податкові обов’язки і відповідно звільнення від відповідальності за пп. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Порядок від Мінфіну та документальне підтвердження неможливості виконання податкових обов’язків