Первинні документи на підприємстві як фундамент обліку

Галина Морозовська (експерт з питань бухгалтерського обліку та оподаткування) розгляне актуальні питання що стосуються первинних документів на підприємстві: правила заповнення, строки зберігання, дії у разі запізнення отримання від контрагента, втрати.

Ігор Шубат (консультант з впровадження систем автоматизації бізнесу компанії "СОФТКОМ") ознайомить з покроковою інструкція обміну первинними документами з програм BAS та інших облікових рішень.

Організатор: Всеукраїнська Спілка Автоматизаторів Бізнесу

В ПРОГРАМІ ОНЛАЙН-СЕМІНАРУ "ЛЕКТОРІЙ":

• Первинні документи – правила заповнення
  • Значення, правила та форма первинних документів
    • Що таке первинний документ. Первинний документ – це лише інформація про госпоперацію чи і підтвердження її здійснення? Договір, рахунок-фактура, ВМД, інвойс, бухгалтерська довідка – первинні документи?
    • Електронні чи/та паперові. Чи треба узгоджувати з контрагентами застосування в електронній формі? Чи можна паралельно у двох: і паперовій, і електронній? Роздрукований електронний документ – то копія чи оригінал? Яка різниця і особливості? Чи треба окремі правила для ЕДО затверджувати? Якщо так – хто і як це робить?
    • Типова чи довільна форма. Чи треба використовувати типові форми для основних засобів, запасів? А ТТН – можна змінити під себе форму? Чи можна використовувати скасовані форми – неочікувана судова практика. Самостійно розроблені форми треба якось затверджувати, погоджувати з контрагентом?
    • Мова первинних документів
    • Первинні документи та реальність операцій: яка залежність. Презумпція добросовісності платника – який зв'язок з якісно оформленими первинними документами?
    • Роль первинного документа: основа для обліку, підтвердження даних додаткової звітності, доказ у суді
  • Реквізити первинних документів (обов'язкові та додаткові)
    • Перелік обов'язкових реквізитів за Законом про бухобліку та Наказом № 88: спільне та відмінне. Чи можуть інші нормативні документи містити вимоги до обов'язкових реквізитів і чи впливає це на визнання документа первинним?
    • Зміни (послаблення вимог) в документуванні операцій з надання послуг, виконання робіт, оренди (Закон від 24.02.2026 № 4791 діє з 01.04.2026). Акти відмінено чи спрощено оформлення? Кого стосуються зміни? Які умови? Чи можуть цими правилами скористатися ФОП? Односторонні акти – коли можливо без ризиків?
    • Нові реквізити ТТН (місце стоянки) – зміни з липня 2026
    • Назва документа (форми)
    • Дата складання. Чи обов'язково складати документ саме на дату здійснення господарської операції? Чи можна оформляти на будь-яку дату? Якщо оформити початком операції чи через тиждень-два по завершенню – це буде порушенням? Якщо акт підписано контрагентом іншою датою, – що вважати датою оформлення? Яка дата складання/оформлення електронного документа? Документ складено вихідним (неробочим) днем – які ризики (судова практика)?
    • Назва підприємства. Чи можна зазначати скорочену назву? Чи треба вказувати код ЄДРПОУ?
    • Зміст та обсяг господарської операції. Чи можна при наданні послуг обійтись загальними фразами, чи треба розшифровувати? Короткий чи розгорнутий зміст: судова практика та позиція Мінфіну. Чи можна вказувати спецкоди (партномер) товарів, а не їхні назви?
    • Одиниця виміру. Чи у всіх документах треба вказувати вартісний вираз чи можна обмежитися лише натуральним? Треба в подорожніх листах зазначати використання не лише в літрах, а й у грн? Чи можна лише в акті на списання ПММ вказати вартість, а в подорожніх листах лише в літрах?
    • Посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення. Чи треба затверджувати перелік осіб, які можуть підписувати перинні документи? Чи треба писати власне ім'я та прізвище? Якщо вказано ініціали і прізвище – це порушення? Якщо посади не зазначено – помилка? Судова практика. Зміни у реквізиті для послуг та робіт
    • Особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу. Чи можна використовувати факсиміле? Електронний підпис – може поставити директор замість іншого працівника? Електронний підпис через місяць-два після складання документа – порушення? Позиція ДПС. Зміни у реквізиті для послуг та робіт
    • Печатка – обов'язковий реквізит? Коли печатка на первинних документах допомагає у суді: приклади з практики
    • Додаткові реквізити. Які та коли доречно
• Покрокова інструкція обміну первинними документами з програм BAS та інших облікових рішень
  • Як почати обмінюватися первинними документами з програм автоматизації та якими документами
  • З користувачами яких рішень можливий обмін та що робити за відсутності у контрагента рішення ЕДО
  • Створення облікового документу на підставі електронного – дорогоцінний час бухгалтера
  • Виявлення розбіжностей в документами, як мінімізація помилок та уникнення штрафів
  • Універсальний документ та створення власних шаблонів, як свобода дій
  • Потрібне щось унікальне? – Перешкод немає!
• Первинні документи – строки зберігання, дії у разі запізнення отримання від контрагента, втрати
  • Запізнілі первинні документи
    • Що вважається запізнілим первинним документом? Е-документ складено в одному періоді, а підписано в іншому: він запізнілий? Роз'яснення ДПС
    • Алгоритм дій з запізнілою первинкою. Як в Наказі про облікову політику прописати правила обчислення суми у разі несвоєчасного отримання документів від контрагентів? Зразки оформлення самоакту (бухдовідки)
    • Чи формується резерв на запізнілу первинку
    • Чи можна відображати операцію за фактом отримання первинного документа?
  • Строки зберігання
    • Які первинні документи треба зберігати 5 років, а які 7 років, а які – до ліквідації підприємства?
    • Чи можна знищувати документи за періоди, які не перевірялися ДПС, якщо мінімальний строк зберігання уже минув?
    • Як зберігати електронні документи? Чи може їх зберігати стороння фірма? Їх треба роздруковувати?
  • Втрата перинних документів
    • Втрачені первинні документи: алгоритм дій. Загальні правила. Строк повідомлення ДПС та відновлення. Акт комісії
    • Втрата документів через збройну агресію рф: особлива процедура в період воєнного стану інформування ДПС та окремі пільгові правила для відсутності перевірок та невідновлення документів (які умови?). Судова практика