Автоматизація процесів погодження та підписання договорів за допомогою "BAS Документообіг КОРП" в мережі супермаркетів
- Тип проекту:
- Автоматизація
- Виконавець проекту:
-
- Всі впровадження цього автора:
-
Дивитись »
- Впроваджена програма автоматизації:
- BAS Документообіг КОРП
- Галузь:
- Торгівля, склад, логістика, транспорт > : Торгівля за категорією товару > : Продукти харчування
- Канали збуту:
- Роздрібна торгівля
Автоматизовано наступні функції:
- Документообіг (ECM) >
- Облік договорів
- Облік і зберігання документів
- Електронний документообіг (ЕДО) з контрагентами (обмін електронними документами з контрагентами) >
- Інтеграція (вбудовування) електронного документообігу
- Реалізація рольової моделі
- Розробка або доопрацювання форматів електронного документообігу
- Маршрутизація електронного документообігу
- Галузева специфіка >
Виконано наступні роботи:
- Збір та аналіз вимог замовника до автоматизованої системи
- Перенесення даних з попередніх систем автоматизації
- Методичне забезпечення специфічних особливостей обліку та управління в системі автоматизації (вимоги до адаптації)
- Планування етапів робіт, складання календарного плану робіт
- Створення інтерфейсів та наборів прав користувачів
- Технічна реалізація специфічних особливостей обліку та управління в системі автоматизації (адаптація)
- Інтеграція зі сторонніми системами автоматизації
- Дистанційне навчання користувачів
Роботи з адаптації:
Автоматичне оновлення реквізитів контрагента з зовнішнім сервісом перевірки даних про контрагентів у відкритих державних реєстрах.
Більше 80 шаблонів договорів з автозаповненням в залежності від обраних умов.
Захист документів від змін, копіювання, та збереження.
Більше 80 бізнес-процесів по узгодженню договорів та додатків.
Контроль лімітів по бюджету, запуск бізнес-процесів в залежності від суми документу та попаданню в ліміт.
Автоматичне конвертування узгодженого договору в pdf.
Автоматичне вивантаження узгодженого договору в форматі pdf у зовнішню програму електронного документообміну і завантаження назад в базу підписаного контрагентом договору.
Зберігання в базі всіх версій документу і результатів узгодження в форматі doc, версію узгодженого договору в pdf та версію, підписану клієнтом.
Також були розроблені індивідуальні ролі та інтерфейси.
Роботи з інформаційно-технологічного супроводу (ІТС):
- Оформлений платний договір ІТС
Додаткова інформація:
Представники компанії клієнта звернулись до нас вже після того, як придбали програмний продукт BAS Документообіг КОРП у іншої компанії. Система була доопрацьована, налаштована і впроваджена в промислову експлуатацію, тобто щодня співробітники компанії використовували її для роботи.
Клієнт був не задоволений, бо система була не гнучка та вимагала постійних доопрацювань, а доробки часто призводили до того, що переставав працювати вже налаштований функціонал.
Для вирішення цієї проблеми клієнт спочатку залучив штатного ІТ спеціаліста, у якого був досвід роботи з програмами BAS. Після того, як спеціаліст детально проаналізував проблему, було прийнято рішення шукати компанію-підрядника, бо по результатам внутрішнього аналізу налаштування та доробок виникла гіпотеза, що програма була налаштована неоптимально.
Клієнт звернувся саме до нас тому що, у нас є успішні кейси впровадження BAS Документообіг КОРП у великих компаніях, в тому числі міжнародних і цей досвід підтверджений позитивними відгуками та довгим подальшим співробітництвом.
Що ми зробили?
На першому етапі спеціалісти компанії January UA провели інтерв’ю з ключовими користувачами системи і дізнались про складнощі, які виникають в роботі з системою. Далі зробили аудит, який дійсно виявив неоптимальне використання функціоналу програми, про що ми повідомили клієнту і прийняли спільне рішення про зміну налаштувань та заміну деяких доробок типовим функціоналом, а також погодили план дій.
Далі рухались по узгодженому плану: зробили переналаштування шаблонів договорів та додатків до них, після чого реалізували завантаження в BAS Документообіг КОРП даних з корпоративних систем і інтеграції з зовнішніми системами (зовнішній сервіс перевірки даних контрагентів у відкритих державних реєстрах та програма електронного документообміну), а також налаштували нові види документів та бізнес-процеси їх погодження и системі.
В результаті сумісної роботи наших спеціалістів з користувачами клієнта, в системі налаштовано:
Завантаження даних нових користувачів та нових контрагентів в BAS Документообіг КОРП з корпоративної системи.
Автоматичне оновлення реквізитів контрагента з сервісу перевірки даних у відкритих державних реєстрах.
Більше 80 шаблонів договорів.
Більше 80 бізнес-процесів по узгодженню договорів та додатків.
Контроль лімітів по бюджету, запуск бізнес-процесів в залежності від суми документу та попаданню в ліміт.
Автоматичне конвертування узгодженого договору в pdf.
Автоматичне вивантаження узгодженого договору в форматі pdf у програму електронного документообміну і завантаження назад в базу підписаного контрагентом договору.
Зберігання в базі всіх версій документу і результатів узгодження в форматі doc, версію узгодженого договору в pdf та версію, підписану клієнтом.
Також було зроблено багато окремих налаштувань для автоматизації та зручності користувачів.
Було проведено навчання користувачів, а також створені інструкції для кожної ролі.
Клієнт задоволений роботою нашої команди, тому ми співпрацюємо котрий рік поспіль. Це обумовлене тим, що у клієнта постійно виникають нові проєкти, тому що в систему додаються нові документи та бізнес-процеси.
Тож система буде розвиватись і далі.
Впроваджено в:
- Загальна кількість співробітників, включно з філіями: 3000
- Київ
- 11.06.2023
Параметри впровадження:
- Автоматизовано робочих місць: 300
-
З них одночасно працюють:
- В режимі тонкого клієнта: 300
-
Варіант роботи: Клієнт-серверний
(Сервер бази даних Microsoft SQL Server)
Інші параметри:
Налаштовано більше 80 шаблонів договорів
