СП «Полтавська газонафтова компанія» (СП ПГНК), спільне українсько-британське підприємство, було утворено у 1994 році. СП ПГНК є лідером серед недержавних нафтогазовидобувних підприємств України. Сфера діяльності компанії – пошук, розвідка, видобуток та переробка нафти та газу.
Передумови та цілі
За період 2007-2018 роки компанія пережила період стрімкого розвитку: пробурено та підключено понад 50 свердловин, відновлено 20 свердловин, проведено модернізацію виробничих потужностей, введено в експлуатацію установку поглибленого вилучення зріджених вуглеводнів, а також Velocity String, збільшено завантаження LPG-заводу і багато іншого.
Для управління та обліку використовувалося 7 різних систем автоматизації. Деякі з них застаріли технологічно та морально, у зв'язку з чим підприємство зазнавало труднощів з оперативним отриманням достовірної, детальної інформації та формуванням корпоративної звітності, а також переходом на облік за МСФЗ.
Таким чином, основною метою проекту впровадження було створення нової єдиної автоматизованої системи для забезпечення оперативною та достовірною інформацією управлінських рішень, автоматизації бухгалтерського обліку за міжнародними стандартами на базі програмного продукту, який забезпечить подальший розвиток, масштабованість та гнучкість системи, а також платформи для інтеграції інших спеціалізованих систем.

Перебіг проекту
Для реалізації цього проекту ми звернулися до компанії CONTO, яка є одним із лідерів із впровадження систем ERP-класу та має репутацію надійного партнера. Після виявлення наших потреб, основою інформаційної системи було обрано продукти нового покоління – «BAS ERP» та «BAS Документообіг», які у комплексі задовольняють наші вимоги щодо функціоналу, продуктивності та адаптації під потреби бізнесу.
Проект здійснювався у декілька фаз:
1. Підготовка до автоматизації. Обстеження та створення концепції проекту впровадження.
2. Доопрацювання типового програмного продукту з урахуванням галузевої специфіки та корпоративних вимог щодо функціональних блоків.
3. Дослідна експлуатація, під час якої було відпрацьовано основні процеси обліку та обробки даних.
4. Підтримка та супровід у ході промислової експлуатації у перші 3 місяці. Здійснювалася підтримка користувачів та доопрацювання програмного продукту за завданнями, не виявленими у першій фазі.
Нову інформаційну систему було введено в промислову експлуатацію 01.01.2022 р. на 70 робочих місцях. Впроваджувальним центром було проведено навчання користувачів роботі в новій системі, як групове, так і індивідуальне на робочих місцях.
В ході проекту було автоматизовано такі ділянки обліку:
• Бухгалтерський облік згідно з прийнятою обліковою політикою мажоритарного акціонера, за МСФЗ.
• Управління закупівлями, в частині забезпечення залишків запчастин та матеріалів за MIN-MAX -ним принципом.
• Управління продажами, у т. ч. розробка АРМ відвантаження скрапленого газу, спеціалізованих аналітичних звітів із продажу.
• Управління запасами. Стандартний функціонал для роботи складу.
• Облік основних засобів та нематеріальних активів:
- згідно з МСФЗ за регламентованою вартістю у гривні;
- згідно з МСФЗ за альтернативною вартістю у гривні за корпоративними стандартами;
- регламентована вартість за національними стандартами податкового обліку.
• Управління взаєморозрахунками з постачальниками та покупцями. Стандартний функціонал.
• Управління взаєморозрахунками з фізичними особами з оренди землі (сервітути).
• Управління взаєморозрахунками з підзвітними особами. Стандартний функціонал.
• Управління грошовими коштами:
- Казначейство – адаптація модуля казначейства під специфіку підприємства – великий обсяг щомісячних платежів;
- Інтеграція із додатками клієнт-банк.
• Облік інвестицій та капітального будівництва у розрізі проектів (CAPEX).
• Облік витрат та доходів у розрізі центрів витрат та статей витрат (OPEX).
• Управління розрахунком собівартості готової продукції з урахуванням специфіки видобувної галузі. BOI розподілення
• Адміністративно-господарське забезпечення, кейтеринг.
• Податковий облік ПДВ, сервітути акциз на СПГ, адаптований під галузеву специфіку видобувного підприємства зі значним обсягом різнопланових податків та зборів.
• Облік податкових різниць для потреб розрахунку податку на прибуток. Стандартний функціонал.
• Інтеграція з програмою «BAS Документообіг»:
- централізоване управління НДІ (довідники Контрагенти та Договори) у системі «BAS ERP» через «BAS Документообіг».

Результати проекту впровадження інформаційної системи
Для здійснення процесів управління компанією та контролю за ефективністю використання фінансових, матеріальних та трудових ресурсів весь облік поточних господарських операцій компанії ведеться в єдиному інформаційному середовищі. Уніфіковано облікові процеси за всіма ділянками обліку та структурними підрозділами, облік ведеться за МСФЗ.
Компанія отримує достовірну та оперативну інформацію для формування управлінської звітності, що позитивно вплинуло на підвищення швидкості взаємодії підрозділів в інформаційному полі.
Істотно покращено управління складом:
• Централізовано ведення довідника номенклатури, не виникає ситуацій дублювання номенклатури, що покращило роботу із залишками товарів.
• Скорочено час роботи з видачі номенклатури. Швидкість видачі товарів збільшилася за рахунок оптимізації складу та чітких запитів.
• Оптимізовано запити на видачу товарів. Усі заявки на видачу оформляються після перевірки наявності товарів та з чіткою номенклатурою.
• Зменшено час видачі товарів – товар за заявками видається день у день.
• Збільшено оборотність складських та матеріальних запасів.
• Реалізовано відстеження руху номенклатури, які витрати були списані і ким.
• Резервування товарів під замовника. Зникла існуюча раніше проблема, коли товари забирав не той відділ, для якого відбувалася закупівля.
Поліпшено бізнес-процеси з управління закупівлями:
• Оптимізовано процес закупівлі номенклатури щодо поповнення складу (мін-макс). Зараз відсутні ситуації закупівлі номенклатури, яка є на складі у достатній кількості.
• Оптимізований процес закупівлі товарів за заявками – це повністю прозорий бізнес-процес для заявника закупівлі. Є чітке відстеження всього процесу закупівлі: від заявки на закупівлю до оприбуткування на склад із відповідальними особами, які займаються закупівлею. У системі відображається очікувана дата поставки, при надходженні товарів – повідомляється замовник.
• Оптимізовано відстеження критичних залишків. Витрачається менше часу менеджерів із закупівель на відстеження критичних залишків, оскільки відстеженням займається система.
Управління фінансами та казначейством стало ефективнішим:
• Підвищилася якість даних про фінансове становище компанії з погляду прийняття управлінських рішень.
• Зменшився час складання управлінської звітності.
• Зменшився час виконання заявок на оплату.
• Нова система стала єдино вірним джерелом даних про контрагенти та договори.
• Бухгалтерський облік ведеться за правилами МСФЗ.

Вже через 8 місяців ми спостерігали істотну зміну наступних показників:
• Прискорено обробку замовлень приблизно на 25-30%.
• Зменшились обсяги матеріальних запасів на 15-20%.
• Збільшилася оборотність складських запасів на 20-25%.
• Скоротився час на підготовку та отримання звітності у 1,5 рази.
• Підвищилася прозорість бізнес-процесів загалом по компанії.

Ми позитивно оцінюємо результати проекту впровадження, поставлених цілей автоматизації було досягнуто. Керівництво підприємства дякує колективу компанії CONTO за впровадження системи та підготовку персоналу підприємства до роботи в програмному комплексі. Плануємо подальший розвиток інформаційної системи.
Оцінка задоволеності впровадженням системи «BAS ERP»:
1. Відповідність потребам організації – 5
2. Зручність роботи з програмою – 5
3. Якість роботи партнера – Впроваджувального центру CONTO – 5
Ми рекомендуємо використовувати системи «BAS ERP» для автоматизації торгових та виробничих підприємств.
СП «ПГНК» не заперечує проти використання цього відгуку в маркетингових цілях компанією CONTO.