Компания «Интероко» крупнейшая украинская сеть оптик, где можно получить профессиональную консультацию врача-офтальмолога, помощь в подборе и приобретении современных и удобных оптических оправ, изготовление и ремонт очков, гарантийное и постгарантийное обслуживание. Сегодня сеть насчитывает более 200 полнофункциональных оптик, которые расположены в 23 городах Украины. Все магазины сети работают по единым стандартам высокого качества обслуживания клиентов. Также компания имеет оптовый бизнес и e-commerce направление, с помощью которого осуществляет не только продажи, но предоставляет услуги с помощью интернет-сервисов.
Предпосылки и цели:
До проекта внедрения управленческий учет в компании осуществлялся с помощью системы на базе «1С:Підприємство 7», функционал которой уже не соответствовал потребностям предприятия. Необходима была новая платформа, которая помогла бы компании выйти на новый уровень развития:
• для поддержки бизнес-процессов;
• позволяющая полностью диджитализировать часть процессов учета и управления;
• обеспечивать в короткие сроки достоверной информацией о всех направлениях бизнеса.
С целью повышения эффективности работы предприятия и получения оперативной управленческой отчетности по всем направлениям бизнеса руководство ООО «Интероко» приняло решение о проведении комплексной автоматизации управленческих бизнес-процессов компании.
Реструктуризация и стандартизация бизнеса
Для реализации проекта выбран внедренческий центр CONTO. В ходе отбора эта компания продемонстрировала глубокую экспертизу в автоматизации как торговых, так и производственных, сервисных предприятий и способность реализовывать крупные проекты, с количеством автоматизируемых рабочих мест в несколько сотен и более. Компания имеет положительную репутацию на рынке и хорошие отзывы от других отечественных и иностранных предприятий в Украине. После детального изучения наших потребностей специалистами CONTO было предложено в качестве основы новой информационной системы выбрать решение «BAS ERP». Данная система была выбрана в качестве базовой по ряду причин:
- ряд функций системы в типовом варианте в большей степени соответствовало требованиям бизнес-процессов;
- система обладает большой гибкостью и возможностями адаптации под уникальные процессы предприятия, доработки могут осуществляться в короткие сроки локальным поставщиком, что особенно важно для предприятия, которое переживает период радикальной реструктуризации бизнеса;
- развитый функционал в части управленческого учета позволяет точно отражать процессы в системе, а также производить планирование и качественное управление ресурсами предприятия;
- технологически достаточно современная платформа, обладающая потенциалом развития функционала, отличными интеграционными возможностями с другими системами.
Ход проекта:
В ходе проекта было выполнено концептуальное проектирование, данная работа была проведена специалистами Conto в тесном взаимодействии с финансовым департаментом, HR-департаментом, а также всеми руководителями бизнес-направлений, вспомогательных служб и отделов компании. В системе учтены и верно интерпретированы все бизнес-требования. Консультанты Conto дали рекомендации, исходя из своих лучших практик для торговых и производственных предприятий.
На основании концепции были созданы технические задания по каждому функциональному блоку и выполнена доработка специализированной конфигурации BAS ERP для нашего предприятия.
В ходе подготовки и запуска системы в эксплуатацию было проведено обучение пользователей, перенос данных из старых систем, настройка мест и окружения в соответствии с новыми процессами. Консультанты-аналитики Conto проявили себя не только как технические специалисты, но и как бизнес-консультанты, вовремя предоставляя рекомендации и поддержку ключевым пользователям системы и по самому бизнес-процессу, и по использованию системы. В ходе запуска «Интероко» продолжали оттачивать наши процессы, а также оперативно устранять ошибки и не учтенные ранее требования.
Длительность проекта от момента старта концептуального проектирования до запуска в эксплуатацию составила 10 месяцев. Для нас были принципиальны сжатые сроки, так как для качественного рывка в развитии компании важны быстрые изменения. Система запущена в промышленную эксплуатацию 01.04.2019 г. на 350 рабочих местах. На сегодняшний день в среднем в системе работает 300 пользователей.
В ходе проекта внедрены следующие подсистемы: Оптовые продажи, Продажи E-commerce, Закупки, Казначейство, Производство, Складская логистика, Кадровый учет и расчет заработной платы, Учет необоротных активов, Регламентированный и бухгалтерский учет, реализована оперативная и управленческая отчетность.
Подсистемы «Розничные продажи», «Кадровый учет и расчет заработной платы» были выделены в отдельные подпроекты.
В ходе внедрения подсистемы «Розничные продажи» разработана новая система «Фронт на базе системы «Роздріб 2.0». В ходе проекта внедрения BAS ERP выполнена интеграция с системой розничных продаж «Фронт» с целью управления розничным каналом продаж, эффективным управлением остатками по всей розничной сети компании.
В ходе внедрения подсистемы «Кадровый учет и расчет заработной платы» были доработаны учетные механизмы в соответствии с учетной политикой нашей компании и принятыми системами оплаты труда специалистов в различных бизнес-направлениях и регионах продаж. Подсистема настроена должным образом, обеспечена связь с управленческим и регламентированным учетом.
В рамках внедрения проекта были реализованы наши основные бизнес-требования:
• унифицированный учет продаж по всем направлениям бизнеса в единой информационной среде;
• гибкое ценообразование и скидочная модель для эффективной реализации маркетинговых активностей;
• единый процесс закупок в компании с учетом особенностей закупок по разным продуктовым группам, формирование резервов под бонусы поставщиков, автоматизация процесса создания Заказов поставщикам;
• автоматизация загрузки банковских выписок с минимизацией участия пользователей;
• автоматизация логистических процессов от получения задания на отгрузку до доставки товара внутренним и внешним клиентам с единовременным сокращением времени выполнения заданий;
• обеспечение быстродействия выполнения заказов клиентов по направлению
e-commerce разными способами доставки (розничная точка, транспортная компания и т. д.);
• получение своевременной финансовой отчетности компании по всем направлениям бизнеса.
Важной составляющей данного проекта стала интеграция общекорпоративной системы на базе «BAS ERP» с другими системами:
• «Роздріб» (учет продаж в розничных торговых точках);
• «Инталев» (согласование заявок на расходование денежных средств);
• Интеграция с электронными кабинетами транспортных компаний, автоматический обмен электронными накладными и осуществление взаиморасчетов.
Результаты проекта:
В результате проекта предприятие получило комплексную информационную систему, объединившую управление ключевыми бизнес-процессами в единое информационное пространство. Внедрение единой информационной системы позволило объединить учетные системы по направлениям бизнеса в одну, унифицировать и систематизировать бизнес-процессы и информационные данные, наладить управленческий учет по группе компаний, оперативно получать финансовую отчетность.
После 6-ти месяцев эксплуатации системы, новая ERP-система позволила:
• сократить сроки исполнения заказов на 15-20% по различным категориям;
• ускорить обработку заказов, оценочно в 1,5-2 раза;
• повысить достоверность данных в информационных системах на 30%;
• ускорить закрытие периода по всем учетным единицам в 2 раза;
• сократить операционные расходы на 8% в соотнесении на каждую гривну в доходе, что положительно сказалось на динамике прибыли компании;
• увеличить оборачиваемость складских запасов на 18-20%, а объемы материальных запасов снизить на 15%;
• сократить производственно-логистические потери примерно на 10%;
• время на расчет зарплаты по всем предприятию сократилось в 1,5 раза.
Наиболее важным эффектом мы считаем повышение прозрачности бизнес-процессов в целом по предприятию.
Система обеспечивает руководство ООО «Интероко» исчерпывающей оперативной и достоверной информацией о деятельности предприятия во всех необходимых разрезах для принятия обоснованных управленческих решений с помощью разработанных финансовых отчетов:
• P&L;
• Cash flow;
• Balance sheet.
По результатам первого полугодия эксплуатации мы в целом оцениваем положительно результаты проекта и оцениваем систему «BAS ERP» как удовлетворяющую требованиям, предъявляемым к современным масштабируемым системам управления предприятием.
ООО «Интероко» не возражает в использовании данного отзыва в маркетинговых целях компанией CONTO.
Оценка удовлетворенности проектом автоматизации:
1. Соответствие потребностям организации – 5
2. Удобство работы с программой – 4
3. Качество работы партнера, уровень проектного менеджмента, квалификация специалистов внедренческого центра CONTO – 5
Мы рекомендуем использовать систему «BAS ERP» для автоматизации торговых и производственных предприятий.