Віддалена робота з документами та оперативний контроль за виконанням процесів та процедур обліку договорів, закупок, контролю відряджень, оплат і т.д. в «BAS Документообіг КОРП» для компанії "Іст Енержі Інжиніринг"
- Тип проекту:
- Автоматизація
- Виконавець проекту:
-
- Всі впровадження цього автора:
-
Дивитись »
- Впроваджена програма автоматизації:
- BAS Документообіг КОРП
- Галузь:
- Виробництво, ПЕК > : Паливно-енергетичний комплекс > : Електроенергетика
- Канали збуту:
- Оптова торгівля
Автоматизовано наступні функції:
- Документообіг (ECM) >
- Діловодство
- Облік договорів
- Електронний документообіг (ЕДО) з контрагентами (обмін електронними документами з контрагентами) >
- Маршрутизація електронного документообігу
- Закупівлі (постачання) і управління відносинами з постачальниками >
- Формування графіка оплати постачальникам
- Управління бізнес-процесами та ІТ-процесами >
- Автоматизація бізнес-процесів
Інші реалізовані можливості:
"Автоматизовані функції", що стосуються проектів впровадження СЕД
• Діловодство.
• Робота з договорами.
• Робота з файлами.
• Процеси руху документів.
• Облік і контроль виконання доручень.
• Ведення архіву.
• Формування звітності.
• Розмежування прав доступу.
• Використання штрихкодирования.
• Облік кореспонденції;
• Інтеграція з BAS Бухгалтерія;
• Обміни з BAS Бухгалтерія;
Виконано наступні роботи:
- Доставка програмних продуктів в офіс замовника
- Установка програмного забезпечення на комп'ютери замовника
- Консультації з вибору програмного забезпечення та варіантів його супроводу
- Введення початкових залишків/допомога під час введення початкових залишків
- Збір та аналіз вимог замовника до автоматизованої системи
- Початкові налаштування типового/галузевого рішення (програми) для початку ведення обліку
- Планування етапів робіт, складання календарного плану робіт
- Створення інтерфейсів та наборів прав користувачів
- Індивідуальне навчання в офісі замовника
- Дистанційне навчання користувачів
Роботи з інформаційно-технологічного супроводу (ІТС):
- Використовується інтернет-версія ІТС та інтернет-сервіси ІТС
- Оформлено пільговий супровід ІТС
- За запитом користувача здійснюється добірка консультаційно-методичних матеріалів з інформаційної системи ІТС ПРОФ
Додаткова інформація:
ТОВ "Іст Енержі Інжиніринг" працює у сфері проектування та будівництва електрогенеруючих об'єктів на основі використання відновлюваних джерел енергії та надає послуги з комплексного технічного обслуговування та управління активами наземних і комерційних сонячних електростанцій.
Наявність розгалуженої мережі станцій зумовило необхідність в автоматизації процесів узгодження, верифікації та передачі специфічної технічної документації.
Основна задача яка ставилася на автоматизацію – консолідація даних в одну систему з прискоренням процесів погодження документації, і як наслідок, можливість своєчасного отримання актуальної інформації.
За допомогою системи "BAS Документообіг КОРП" та ряду допрацьованих модулів співробітниками компанії «Бізнес програми» вдалося покращити показники опрацювання циклу документації з 1го місяця до 2х днів. А в період карантину, отримали в рази більший ефект, отримавши систему яка дозволяє опрацьовувати документацію не знаходячись в офісі.
Результати проекту не були б успішними без проведення фундаментального етапу моделювання процесів замовника, їх формалізації та накладання на механізми системи "BAS Документообіг КОРП". Роками існуючі процеси, побудовані на пошті, офлайн комунікаціях, телефонних дзвінках, стали викликом для накладання та систематизації процесів в компанії. Але за допомогою гнучких механізмів побудови блок-схем процесів в "BAS Документообіг КОРП" вдалося повноцінно та з повним охопленням життєвих оказій накласти реальні процеси на логіку системи.
Значну частину уваги було приділено етапу навчання, так як система "BAS Документообіг КОРП" має відмінності для користувачів, які працюють з іншими продуктами BAS.
Проте можливість використання безшовної інтеграції допомогла безболісно підключити в систему "BAS Документообіг КОРП" цілий відділ бухгалтерії, як правило консервативний та з настороженим ставлення до змін і нових продуктів. Безшовна інтеграція дозволила працювати користувачам бухгалтерії в своєму зручному інтерфейсі "BAS Бухгалтерія КОРП" та приймати активну участь в процесах "BAS Документообіг КОРП", залюбки опрацьовуючи вікно з новими задачами.
Важливим етапом на проекті було розмежування прав доступу, так як в одній цілісній системі (з документацією по всіх службах) почали працювати співробітники абсолютно різного рівня доступу. Можна сказати, що функціональність розмежування прав доступу майже не потребує доробок і є досить універсальною, проте побудова логіки і налаштування, потребує значної компетенції і знань закладених алгоритмів.
Керівництво ТОВ "Іст Енержі Інжиніринг", за допомогою «BAS Документообіг КОРП», в процесах узгодження, вийшло на новий рівень якості і швидкості прийняття рішень, а отримавши можливість узгоджувати процеси з телефону через свій поштовий клієнт- отримали мобільну систему з якою не хочуть розлучатися.
На сьогодні вже запущено 2 промислові релізи та готуються до автоматизації підрозділи що знаходяться «в полях».
Система «BAS Документообіг КОРП» найреволюційна з усієї лінійки продуктів.
Впроваджено в:
- ТОВ «Іст Енержі Інжиніринг»
- Миколаїв
- 01.12.2020
Параметри впровадження:
- Автоматизовано робочих місць: 40
-
З них одночасно працюють:
- В режимі товстого клієнта: 15
-
Варіант роботи: Клієнт-серверний
(Сервер бази даних Microsoft SQL Server)
Інші параметри:
Параметри проекту
1. Варіант роботи системи: клієнт-серверний;
2. Тип організації: комерційна;
3. Кількість працівників: змінна;
4. Число автоматизованих робочих місць: 40;
5. Кількість документів, які обробляються в рік: Від 10 тис;
6. Наявність територіально-розподіленої СЕД: розгалужена система філіалів;
7. Навчання віддалене та безпосередньо на місцях (виїзд в регіони);
8. Адміністрування покладено на сили власної ІТ служби та кваліфікований супровід/розвиток від компанії «Бізнес Програми»
Підтвердження:
