Відгук
Автоматизація документообігу на підприємстві ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "ХАРКІВСЬКИЙ ПРОЕКТНО-КОНСТРУКТОРСЬКИЙ ІНСТИТУТ "ТЕПЛОЕЛЕКТРОПРОЕКТ-СОЮЗ"

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "ХАРКІВСЬКИЙ ПРОЕКТНО-КОНСТРУКТОРСЬКИЙ ІНСТИТУТ "ТЕПЛОЕЛЕКТРОПРОЕКТ-СОЮЗ" - підприємство, основним напрямком діяльності якого є проектування об'єктів теплової і атомної енергетики. Сучасна компанія більше 14 років виконує функції генпроектувальника по розробці проектно-кошторисної документації для нового будівництва і реконструкції діючих енергетичних об'єктів та цивільного будівництва, функції з авторського нагляду під час будівництва.
Раніше облік вхідних, вихідних і внутрішніх документів в компанії вівся в окремих файлах EXCEL. Для об'єднання обліку в одній системі керівництвом компанії було прийнято рішення про придбання додаткового програмного забезпечення.
Цілі, поставлені при виборі нової системи обліку:
• автоматизувати всі бізнес-процеси документообігу по проектам;
• забезпечити контроль виконання завдань;
• налаштувати і вести на підприємстві регламентовану управлінську діяльність.
Під час розгляду функціоналу різних облікових систем бралися до уваги такі можливості:
• зберігання всієї документації по проектам в єдиній базі;
• автоматизація обліку договорів і пов'язаних з ними документів;
• ведення обліку вхідної та вихідної кореспонденції;
• поетапна робота з документацією: узгодження, затвердження, виконання.
Для вирішення завдань автоматизації обліку вибрали конфігурацію «BAS Документообіг КОРП».
Фахівці компанії ТОВ «АСТЕР-КОНСАЛТИНГ» на першому етапі впровадження виконали установку програмного забезпечення, налаштування системи, навчання співробітників. Також були введені початкові дані.
Початок промислової експлуатації програмного продукту 01.05.2021р.
На даний момент «BAS Документообіг КОРП» використовується на 31 робочому місці в режимі реального часу.
Автоматизовані такі ділянки обліку:
• діловодство;
• облік і зберігання документів;
• ведення номенклатури справ;
• облік договорів;
• бізнес-процеси по етапах роботи з документами.
Система, що впроваджена на базі «BAS Документообіг КОРП», відповідає критеріям:
• доступність для навчання персоналу;
• методична і технічна підтримка;
• прозорість документообігу;
• розширений документообіг для всіх ділянок в організації.
Впровадження програми на підприємстві дало можливість:
• підключити до обліку профільні підрозділи підприємства;
• об'єднати в єдиній базі всі проектні та супутні документи;
• зберігати в довіднику список договорів з фіксацією нових редакцій;
• контролювати фінансові зобов'язання за договорами;
• автоматично ставити завдання, контролювати їх на кожному етапі виконання;
• спростити взаємодію співробітників між різними структурними підрозділами;
• фіксувати вхідні та вихідні листи в системі, що надходять через підключені електронні пошти співробітників;
• виключити втрату оригіналів документів
Керівництво підприємства має змогу швидко і оперативно:
• здійснювати контроль і аналіз виконавчої дисципліни;
• своєчасно отримувати інформацію про стан справ.
Компанія ТОВ «АСТЕР-КОНСАЛТИНГ» здійснювала методичну та технологічну допомогу при обслуговуванні впровадженого рішення в рамках пільгового договору на Інформаційно-технологічний супровід ПРОФ.
Оцінка впровадженої інформаційної системи за наступними параметрами:
1) Відповідність потребам організації – 5;
2) Зручність роботи з програмою – 4;
3) Оцінка якості роботи партнера - 5.
Співробітники ТОВ «АСТЕР-КОНСАЛТИНГ» показали високу якість при наданні послуг з навчання персоналу функціоналу програми, а також надана кваліфікована допомога при впровадженні.
Рекомендували б колегам використовувати дане рішення для автоматизації діяльності?
Відповідь: Так.