ПрАТ «ВК «Укрнафтобуріння» – один з лідерів серед приватних нафтовидобувних компаній України. За підсумками 2017 року увійшла в ТОП-3 приватних газодобувних компаній. Місією компанії є зробити вагомий внесок в розвиток нафтогазового комплексу та енергонезалежності України. Для цього інвестується в передові технології буріння, персонал та управлінські практики з метою збільшення видобутку вуглеводнів.
Передумови та цілі
Одним із пріоритетних напрямів подальшого розвитку компанії стала комплексна автоматизація управлінських та фінансових бізнес-процесів підприємств, бізнес-процесів планування та бюджетування, а також кадрового обліку та розрахунку заробітної плати. Для вирішення цих питань було запрошено Впроваджувальний центр CONTO.
До початку проекту автоматизації в компанії використовували дві окремі системи: для ведення бухгалтерського обліку та система для управління документами і бізнес-процесами. Однак з часом обидві системи морально застаріли, рівень їх інтеграції, оперативності отримання управлінських даних перестали відповідати потребам бізнесу та рівню розвитку компанії.
За результатами проведеного обстеження і аналізу поточних бізнес-процесів вирішено створити комплексну інформаційну систему на базі продуктів «BAS ERP» та «BAS Документообіг», яка побудована на єдиних довідниках та об’єднанні функціональних можливостей двох продуктів.
Цілі проекту впровадження:
• підвищення рівня керованості та комплексності бізнес-процесів компанії;
• організація єдиного інформаційного простору на базі єдиної системи нормативно довідникової інформації;
• оперативне отримання управлінських звітів по даним з комплексної системи;
• виключення трудомістких ручних розрахунків в Excel, які несуть ризики помилки та подання некоректних відомостей для прийняття управлінських рішень;
• автоматизація процесу обліку вхідної /вихідної кореспонденції, процедур створення, погодження та зберігання договорів підприємства, актів та рахунків на оплату, а також облік та погодження інших важливих документів Компанії;
• підвищення оперативності погодження та виконання умов договорів та додаткових угод;
• отримання аналітичних і статистичних даних за договорами і супровідним документам.
Перебіг проекту
Організація комплексного середовища ведення обліку фінансових ресурсів здійснювалась за напрямками: управління продажами, управління запасами, управління закупками, управління виробництвом, управління проектною діяльністю (проекти буріння і КРС), управління ППР, управління транспортом, бухгалтерський, податковий облік, управлінська звітність і бюджетування, управління грошовими коштами, ведення кадрової роботи та набір персоналу, розрахунок заробітної плати, а також організація комплексного середовища ведення документообігу та нормативно довідникової інформації надалі (НДІ).
Нову інформаційну систему було введено в промислову експлуатацію 01.01.2022 року, при цьому автоматизовано 100 робочих місць. Під час підготовки та запуску системи в експлуатацію було проведено навчання користувачів з облікових блоків, перенесення даних із старих систем, налаштування базових прав доступу та оточення відповідно до нових процесів.
Для побудови об’єднаного програмного комплексу на базі «BAS Документообіг» і «BAS ERP» було проведено:
• інтеграцію конфігурації «BAS Документообіг» в конфігурацію «BAS ERP» з повним збереженням функціональних можливостей обох конфігурацій;
• створено унікальну підсистему інтеграції об’єктів конфігурацій;
• значно доопрацьовано підсистему типового продукту «BAS Документообіг», яка розширила можливості автоматизації складних умов маршрутизації документів;
• здійснено інтеграцію «BAS Документообіг» із зовнішніми системами «ВЧАСНО», «МEDoc», «Smart Tender», з можливістю використовувати електронний підпис.
Організація комплексного середовища ведення документообігу та нормативно довідникової інформації надалі відбувалась за напрямками:
• організація середовища обліку договорів і супровідних документів;
• централізоване ведення бази контрагентів;
• автоматичне заповнення шаблонних документів;
• збереження версій, можливість порівняння і відстеження змін;
• електронне візування/погодження документів з використанням електронно-цифрового підпису;
• облік пов'язаних документів за договором (додаткові угоди, специфікації, інше);
• отримання аналітичної звітності за даними договорів і супровідних документів;
• повідомлення користувачів по важливим подіям документів;
• фіксація історії колективної роботи;
• ведення журналу передачі оригіналів документів;
• контроль суми актів за сумою договору / додаткової угоди в межах їх термінів дії;
• контроль виконавчої дисципліни.
Для виконання вимог автоматизації процесів закупівлі було розроблено унікальну підсистему, яка забезпечує повний цикл закупівлі: реєстрацію та затвердження заявок на закупівлю, забезпечення роботи з тендерами, використовуючи платформу «Smart Tender», забезпечення процесу правки та контроль за виконанням умов договорів закупівлі, зберігання та облік матеріальних цінностей під проекти, аналіз та звітні форми; доопрацьовано підсистему казначейства та оперативного управління бюджетом закупівель.
Для автоматизації комерції та продажу природного газу було розроблено спеціальну підсистему, яка забезпечує:
• управління комерційними пропозиціями та ціноутворення продажу природного газу;
• добовий баланс газу, подання та відстеження статусу перевірки номінація/реномінація;
• облік готової продукції як товару з можливістю ведення обліку вартості серій готової продукції у регістрі бухгалтерії;
• складний облік виробничих витрат та капітальних інвестицій на статтях витрат при виробництві газу, нафти та конденсату;
• вимоги щодо особливостей обліку собівартості продукції за договорами розподілу продукції.
В межах автоматизації бухгалтерського обліку реалізовано:
• значно доопрацьований план рахунків бухгалтерського обліку для розширення аналітичного обліку;
• 3-етапний облік виробництва газу, нафти та конденсату;
• розрахунок ренти корисних копалин;
• облік витрат спец. техніки та автотранспорту, у тому числі на капітальні інвестиції та ремонт обладнання;
• розрахунок відсотків по кредитам банків за складними формулами;
• розрахунок дисконтування заборгованості.
Автоматизовано розрахунок зарплати з відображенням зарплати в капіталізації об'єктів будівництва, кадровий облік з можливістю отримання друкованих форм за всіма операціями, з доступом для співробітників з внесення операцій по собі та довіреному персоналу, інтеграцією процесу затвердження кадрових та облікових наказів через підсистеми «BAS Документообіг».
Розроблена унікальна підсистема розрахунку KPI на підставі даних системи з процедурою вибору показників працівником до нарахування фактичного бонусу.
Побудовано підсистему підбору персоналу: від заявки на зміну чисельності до комплексного процесу адаптації персоналу.
В ході автоматизації процесу бюджетування доопрацьовано підсистему бюджетування, що забезпечило можливість:
• ведення «Планів купівель для бюджетування» в розрізі: видів планів, підрозділів, статей, проектів та номенклатури;
• фіксації змін бюджету закупівель, використовуючи «Проформи план платежів», «Реєстр позабюджетних платежів», «Заявка на коригування бюджету»;
• управління оперативним планом оплат з використанням «Реєстру на оплату» та лімітуванням «Заявки на використання грошових коштів» зі зміною маршруту узгодження документу;
• отримання даних розширеного «Звіту про рух грошових коштів по днях».

Результати проекту
Впровадження комплексної системи «BAS ERP» + «BAS Документообіг» дозволило підвищити оперативність, швидкість та зручність роботи з бізнес-процесами Компанії за рахунок створення, погодження документів та їх інтеграції з іншими зовнішніми системами, що використовуються на підприємстві, в одному інформаційному середовищі.
Підвищилась ефективність роботи відділу бухгалтерії за рахунок того, що усі первинні документи вносяться в систему співробітниками на місцях, відповідальними за дану ділянку робіт.
Користувачі нової інформаційної системи оперативно отримують інформацію та документи для прийняття управлінських рішень. За рахунок своєчасного інформування та доступу до актуального стану виконання документів підвищилась виконавча дисципліна.
Ми позитивно оцінюємо результати проекту впровадження, вважаємо, що цілей автоматизації було досягнуто. Дякуємо колективу компанії CONTO за впровадження системи та підготовку персоналу підприємства до роботи в програмному комплексі.
Оцінка задоволеності впровадженням системи «BAS ERP» і «BAS Документообіг»:
1. Відповідність потребам організації – 5
2. Зручність роботи з програмою – 5
3. Якість роботи партнера – Впроваджувального центру CONTO – 5
Ми вважаємо за можливе рекомендувати використання системи «BAS ERP» і «BAS Документообіг» для комплексної автоматизації торгових та виробничих підприємств.
ПрАТ «ВК «Укрнафтобуріння» не заперечує проти використання даного відгуку в маркетингових цілях компанією CONTO.