ТОВ «ГЯДТ АГРО» - сільськогосподарське підприємство, створене у 2007 році, і є однією з 19 юридичних осіб, що входять до складу агрохолдингу A.G.R. Group.
A.G.R. Group – це приватний сільськогосподарський холдинг, який об'єднує українські сільськогосподарські компанії, що спеціалізуються на вирощуванні кукурудзи, соняшника та сої. Сільськогосподарська продукція холдингу вирощується з якісного посівного матеріалу з дотриманням сучасних технологій і відповідає стандартам, які дозволяють реалізовувати продукцію на зовнішніх ринках. Піклуючись про якість продукції, холдинг розширює свої виробничі потужності, а також приділяє особливу увагу ефективності рослинництва шляхом впровадження новітніх технологій. Вся продукція рослинництва продається на експорт.
Передумови та цілі проекту
Холдинг містить в собі велику кількість організацій, співпрацює з юридичними та фізичними особами по всій країні, що потребує своєчасного обміну та жорсткого контролю за великою кількістю документів - за місяць компанією обробляється понад 1000 документів. До проекту впровадження у холдингу використовувалась система погодження документів власної розробки на базі корпоративного веб-ресурсу. Але з часом вона перестала відповідати потребам діловодства компанії.
Для оптимізації роботи з таким обсягом документообігу керівництво A.G.R. Group прийняло рішення про впровадження сучасної системи електронного документообігу.
Основна мета проекту - підвищення ефективності, швидкості проходження та обробки різних видів документів виконавцями за рахунок створення, погодження та виконання документів в електронному вигляді, а також оперативне отримання учасниками документообігу необхідних документів та пов'язаної інформації для прийняття рішень. Найбільш пріоритетними були документи, що стосуються життєвого циклу договору (узгодження договорів, підписання з контрагентами, рахунки, акти, накладні тощо).
Для реалізації проекту було запрошено Впроваджувальний центр CONTO, спеціалісти якого після проведеного обстеження та аналізу поточних бізнес-процесів роботи з різними видами документів в якості основи нової системи запропонували програмний продукт «BAS Документообіг КОРП».
Перебіг проекту
У ході проекту було виконано наступні роботи:
1. Інтерв'ювання ключових експертів компанії за всіма блоками автоматизації, в результаті сформовано план проекту впровадження.
2. Розроблено функціональні вимоги до системи.
3. Виконано встановлення та першочергові налаштування системи (відображено організаційну структуру, довідкову інформацію, налаштовано та доопрацьовано систему розподілу прав доступу користувачів за різним організаціями, кластерами, видами, папками та документами).
4. Виконано доопрацювання типової конфігурації для адаптації функціоналу під потреби холдингу.
5. Розроблено детальні інструкції користувачів, проведено навчання адміністраторів бази та здійснено підтримку при введенні системи у промислову експлуатацію.
Нова система електронного документообігу на базі «BAS Документообіг КОРП» була запущена в експлуатацію 1.12.2023 року на 100 робочих місцях.
У процесі впровадження «BAS Документообіг КОРП» реалізовано:
• Функціонал створення та погодження контрагентів службою безпеки компанії, що посилює безпеку вибору та співпраці компанії зі своїми партнерами.
• Створення та погодження договорів і супровідних документів (ДУ, специфікацій).
• Налаштування зв’язків між всіма документами системи.
• Функціонал автозаповнення файлів при створенні договорів і додаткових угод.
• Відслідковування змін файлів завдяки версіонуванню.
• Автоматизацію погодження договорів та відслідковування строків їх погодження. Система автоматично розраховує маршрут та строки узгодження документів.
• Контроль термінів дії договорів.
• Механізм сповіщення учасників процесу погодження документів.
• Автоматизацію роботи з бухгалтерськими документами, їх підписання та обміни з обліковою системою.
• Створення та зберігання кадрових документів - заяв та наказів.
• Автоматизацію роботи з кореспонденцією - вхідними та вихідними документами компанії.
• Впровадження службових та внутрішньо-нормативних документів компанії (накази, політики, положення, довіреності).
У ході проекту автоматизації також виконано доопрацювання стандартного функціоналу:
• Підписання документів в базі «BAS Документообіг КОРП» кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
• Інтеграція «BAS Документообіг КОРП» з зовнішніми платформами електронного документообігу (ЕДО). Після підписання документів відбувається обмін з контрагентами на відповідних платформах.
• Реалізовано можливість обмінюватись та опрацьовувати документи між компаніями холдингу в середині однієї системи.
• Обмін кадровими документами з облікової системи для накладання КЕП та зберігання друкованих форм в базі «BAS Документообіг КОРП».
• Зберігання буд-яких документів з накладеними ЕЦП в єдиній базі зі швидким пошуком та розмежуванням прав доступу.

Результати проекту
Керівництво та співробітники холдингу A.G.R. Group відзначають такі результати від впровадження системи на базі «BAS Документообіг КОРП»:
• Створено єдиний інформаційний простір для формування, зберігання, обробки, аналізу та статистики даних у документах.
• Скорочення часу на створення договорів завдяки функціоналу автозаповнення файлів.
• Зростання швидкості проходження та опрацювання документів виконавцями різних структурних підрозділів за рахунок роботи в єдиній інформаційній базі.
• Зменшення документообігу у паперовому вигляді.
• Підвищення виконавчої дисципліни через своєчасне інформування користувачів про ключові події документів та надання доступу до актуального статусу документів.
• Контроль при створенні та недопущення помилок при заповненні контрагентів завдяки автоматизації процедури погодження.
• Отримання аналітичних та статистичних даних за договорами та супровідними документами.
• Формування звітів, контроль та аналіз документообігу в розрізі різних видів документів.
• Пошук, перегляд та зберігання документів стали більш зручними та безпечними.
Менеджмент A.G.R. Group позитивно оцінює результати проекту, поставлених цілей автоматизації було досягнуто. Керівництво холдингу висловлює подяку колективу компанії CONTO за успішне впровадження системи електронного документообігу та підготовку персоналу підприємства до роботи в новій системі.
Оцінка задоволеності впровадженням «BAS Документообіг КОРП»:
1. Відповідність потребам організації – 5
2. Зручність роботи з програмою – 5
3. Якість роботи партнера – Впроваджувального центру CONTO – 5
Ми рекомендуємо використовувати системи «BAS Документообіг КОРП» для автоматизації процесів документообігу.
A.G.R. Group в особі ТОВ «ГЯДТ АГРО» не заперечує проти використання цього відгуку в маркетингових цілях компанією CONTO.