Проект впровадження системи електронного документообігу на базі «BAS Документообіг КОРП» в аграрному холдингу A.G.R. Group
- Тип проекту:
- Автоматизація
- Виконавець проекту:
-
- Всі впровадження цього автора:
-
Дивитись »
- Впроваджена програма автоматизації:
- BAS Документообіг КОРП
- Галузь:
- Сільське і лісове господарство, рибальство > : Сільське господарство
- Канали збуту:
- Оптова торгівля
Автоматизовано наступні функції:
- Документообіг (ECM) >
- Діловодство
- Облік і зберігання документів
Виконано наступні роботи:
- Доставка програмних продуктів в офіс замовника
- Установка програмного забезпечення на комп'ютери замовника
- Консультації з вибору програмного забезпечення та варіантів його супроводу
- Продаж обраних програмних продуктів
- Введення початкових залишків/допомога під час введення початкових залишків
- Збір та аналіз вимог замовника до автоматизованої системи
- Інтеграція з іншими програмним забезпеченням BAS або іншими програмами автоматизації бізнесу
- Перенесення даних з попередніх систем автоматизації
- Початкові налаштування типового/галузевого рішення (програми) для початку ведення обліку
- Методичне забезпечення специфічних особливостей обліку та управління в системі автоматизації (вимоги до адаптації)
- Планування етапів робіт, складання календарного плану робіт
- Створення інтерфейсів та наборів прав користувачів
- Технічна реалізація специфічних особливостей обліку та управління в системі автоматизації (адаптація)
- Інтеграція зі сторонніми системами автоматизації
- Дистанційне навчання користувачів
Роботи з адаптації:
У ході проекту автоматизації також виконано доопрацювання стандартного функціоналу:
• Підписання документів в базі «BAS Документообіг КОРП» кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
• Інтеграція «BAS Документообіг КОРП» з зовнішніми платформами електронного документообігу (ЕДО). Після підписання документів відбувається обмін з контрагентами на відповідних платформах.
• Реалізовано можливість обмінюватись та опрацьовувати документи між компаніями холдингу в середині однієї системи.
• Обмін кадровими документами з облікової системи для накладання КЕП та зберігання друкованих форм в базі «BAS Документообіг КОРП».
• Зберігання буд-яких документів з накладеними ЕЦП в єдиній базі зі швидким пошуком та розмежуванням прав доступу.
Роботи з інформаційно-технологічного супроводу (ІТС):
- Оформлений платний договір ІТС
Додаткова інформація:
Холдинг A.G.R. Group містить в собі 19 організацій, співпрацює з юридичними та фізичними особами по всій країні, що потребує своєчасного обміну та жорсткого контролю за великою кількістю документів - за місяць компанією обробляється понад 1000 документів. До цього у холдингу використовувалась система погодження документів власної розробки на базі корпоративного веб-ресурсу. Але з часом вона перестала відповідати потребам діловодства компанії.
Для оптимізації роботи з таким обсягом документообігу керівництво A.G.R. Group прийняло рішення про впровадження сучасної системи електронного документообігу.
Основна мета проекту - підвищення ефективності, швидкості проходження та обробки різних видів документів виконавцями за рахунок створення, погодження та виконання документів в електронному вигляді, а також оперативне отримання учасниками документообігу необхідних документів та пов'язаної інформації для прийняття рішень. Найбільш пріоритетними були документи, що стосуються життєвого циклу договору (узгодження договорів, підписання з контрагентами тощо) та подальшого бухгалтерського супроводження господарських операцій за цими договорами.
Результати проекту
Керівництво та співробітники холдингу A.G.R. Group відзначають такі результати від впровадження системи на базі «BAS Документообіг КОРП»:
• Створено єдиний інформаційний простір для формування, зберігання, обробки, аналізу та статистики даних у документах.
• Скорочення часу на створення договорів завдяки функціоналу автозаповнення файлів.
• Зростання швидкості проходження та опрацювання документів виконавцями різних структурних підрозділів за рахунок роботи в єдиній інформаційній базі.
• Зменшення документообігу у паперовому вигляді.
• Підвищення виконавчої дисципліни через своєчасне інформування користувачів про ключові події документів та надання доступу до актуального статусу документів.
• Контроль при створенні та недопущення помилок при заповненні контрагентів завдяки автоматизації процедури погодження.
• Отримання аналітичних та статистичних даних за договорами та супровідними документами.
• Формування звітів, контроль та аналіз документообігу в розрізі різних видів документів.
• Пошук, перегляд та зберігання документів стали більш зручними та безпечними.
Впроваджено в:
- Агрохолдинг ”A.G.R. Group”, в особі ТОВ «ГЯДТ АГРО», яке є однією з 19 юридичних осіб, що входять до складу агрохолдингу
- ТОВ «ГЯДТ АГРО» - сільськогосподарське підприємство, створене у 2007 році, і є однією з 19 юридичних осіб, що входять до складу агрохолдингу A.G.R. Group. A.G.R.
Group – це приватний сільськогосподарський холдинг, який об'єднує українські сільськогосподарські компанії, що спеціалізуються на вирощуванні кукурудзи, соняшника та сої.
- Полтава
- 30.11.2023
Параметри впровадження:
- Автоматизовано робочих місць: 100
-
З них одночасно працюють:
- В режимі тонкого клієнта: 60
- В режимі web клієнта: 30
-
Варіант роботи: Клієнт-серверний
(Сервер бази даних Microsoft SQL Server)
Інші параметри:
За місяць компанією обробляється понад 1000 документів
Підтвердження:
