Проект впровадження системи електронного документообігу на базі «BAS Документообіг КОРП» в аграрному холдингу A.G.R. Group

Тип проекту:
Автоматизація
Виконавець проекту:
Всі впровадження цього автора:
Дивитись »
Впроваджена програма автоматизації:
BAS Документообіг КОРП
Галузь:
Сільське і лісове господарство, рибальство > : Сільське господарство
Канали збуту:
Оптова торгівля

Автоматизовано наступні функції:

  • Документообіг (ECM) >
    • Діловодство
    • Облік і зберігання документів

Виконано наступні роботи:

  • Доставка програмних продуктів в офіс замовника
  • Установка програмного забезпечення на комп'ютери замовника
  • Консультації з вибору програмного забезпечення та варіантів його супроводу
  • Продаж обраних програмних продуктів
  • Введення початкових залишків/допомога під час введення початкових залишків
  • Збір та аналіз вимог замовника до автоматизованої системи
  • Інтеграція з іншими програмним забезпеченням BAS або іншими програмами автоматизації бізнесу
  • Перенесення даних з попередніх систем автоматизації
  • Початкові налаштування типового/галузевого рішення (програми) для початку ведення обліку
  • Методичне забезпечення специфічних особливостей обліку та управління в системі автоматизації (вимоги до адаптації)
  • Планування етапів робіт, складання календарного плану робіт
  • Створення інтерфейсів та наборів прав користувачів
  • Технічна реалізація специфічних особливостей обліку та управління в системі автоматизації (адаптація)
  • Інтеграція зі сторонніми системами автоматизації
  • Дистанційне навчання користувачів

Роботи з адаптації:

У ході проекту автоматизації також виконано доопрацювання стандартного функціоналу:
• Підписання документів в базі «BAS Документообіг КОРП» кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
• Інтеграція «BAS Документообіг КОРП» з зовнішніми платформами електронного документообігу (ЕДО). Після підписання документів відбувається обмін з контрагентами на відповідних платформах.
• Реалізовано можливість обмінюватись та опрацьовувати документи між компаніями холдингу в середині однієї системи.
• Обмін кадровими документами з облікової системи для накладання КЕП та зберігання друкованих форм в базі «BAS Документообіг КОРП».
• Зберігання буд-яких документів з накладеними ЕЦП в єдиній базі зі швидким пошуком та розмежуванням прав доступу.

Роботи з інформаційно-технологічного супроводу (ІТС):

  • Оформлений платний договір ІТС

Додаткова інформація:

Холдинг A.G.R. Group містить в собі 19 організацій, співпрацює з юридичними та фізичними особами по всій країні, що потребує своєчасного обміну та жорсткого контролю за великою кількістю документів - за місяць компанією обробляється понад 1000 документів. До цього у холдингу використовувалась система погодження документів власної розробки на базі корпоративного веб-ресурсу. Але з часом вона перестала відповідати потребам діловодства компанії.
Для оптимізації роботи з таким обсягом документообігу керівництво A.G.R. Group прийняло рішення про впровадження сучасної системи електронного документообігу.
Основна мета проекту - підвищення ефективності, швидкості проходження та обробки різних видів документів виконавцями за рахунок створення, погодження та виконання документів в електронному вигляді, а також оперативне отримання учасниками документообігу необхідних документів та пов'язаної інформації для прийняття рішень. Найбільш пріоритетними були документи, що стосуються життєвого циклу договору (узгодження договорів, підписання з контрагентами тощо) та подальшого бухгалтерського супроводження господарських операцій за цими договорами.

Результати проекту
Керівництво та співробітники холдингу A.G.R. Group відзначають такі результати від впровадження системи на базі «BAS Документообіг КОРП»:
• Створено єдиний інформаційний простір для формування, зберігання, обробки, аналізу та статистики даних у документах.
• Скорочення часу на створення договорів завдяки функціоналу автозаповнення файлів.
• Зростання швидкості проходження та опрацювання документів виконавцями різних структурних підрозділів за рахунок роботи в єдиній інформаційній базі.
• Зменшення документообігу у паперовому вигляді.
• Підвищення виконавчої дисципліни через своєчасне інформування користувачів про ключові події документів та надання доступу до актуального статусу документів.
• Контроль при створенні та недопущення помилок при заповненні контрагентів завдяки автоматизації процедури погодження.
• Отримання аналітичних та статистичних даних за договорами та супровідними документами.
• Формування звітів, контроль та аналіз документообігу в розрізі різних видів документів.
• Пошук, перегляд та зберігання документів стали більш зручними та безпечними.

Впроваджено в:

  • Агрохолдинг ”A.G.R. Group”, в особі ТОВ «ГЯДТ АГРО», яке є однією з 19 юридичних осіб, що входять до складу агрохолдингу
  • ТОВ «ГЯДТ АГРО» - сільськогосподарське підприємство, створене у 2007 році, і є однією з 19 юридичних осіб, що входять до складу агрохолдингу A.G.R. Group. A.G.R. Group – це приватний сільськогосподарський холдинг, який об'єднує українські сільськогосподарські компанії, що спеціалізуються на вирощуванні кукурудзи, соняшника та сої.
  • Полтава
  • 30.11.2023

Параметри впровадження:

  • Автоматизовано робочих місць: 100
  • З них одночасно працюють:
    • В режимі тонкого клієнта: 60
    • В режимі web клієнта: 30
  • Варіант роботи: Клієнт-серверний (Сервер бази даних Microsoft SQL Server)

Інші параметри:

За місяць компанією обробляється понад 1000 документів

Підтвердження: